Enregistrement des notes de frais
Les notes de frais sont des documents justifiant le remboursement de frais avancés par un membre de l’entreprise.
Les notes de frais sont établies la plupart du temps sous tableur afin de détailler au plus, les factures qui ont été payées par un membre du personnel, salarié, dirigeant…
Ce fichier reprend le montant Hors Taxe des factures, la TVA (si déductible) et le Total TTC.
NB : la TVA est déductible si l'achat entre dans son champ d'application et si elle apparaît sur la facture
Il a pour but de préparer l’enregistrement comptable, c’est pourquoi il est utile d’organiser la note de frais selon la nature des frais engagés. Par exemple, en regroupant les frais de restaurant entre eux, les frais de déplacement entre eux…
Il est aussi important de classer les justificatifs par ordre chronologique (date d’achat).
Il ne faut pas confondre les notes de frais et les avances en compte courant de la société (compte 455), ni avec les débours.
Les notes de frais s’enregistrent comme des factures fournisseurs. La différence réside dans l’utilisation du compte 467 en remplacement du compte 401, mais aussi à la multitude des comptes de charge à utiliser :
- 625. Déplacements, missions et réceptions : par exemple le compte
- 6257. Frais de réception (pour les frais de restauration…)
- 6181. Documentation générale (pour les achats de documents utiles à l’entreprise : magasines…)
- 6064. Fournitures administratives
Il est important que toutes les dépenses soient justifiées par une facture ou une pièce comptable (note de restaurant avec noms des personnes présentes…)
Modèle de tableur de note de frais:
Note de frais de Patrick de Novembre N
| Date | Libellé | Compte | HT | TVA 10% | TVA 20% | TTC |
| 22/11/N | Supermarché (Encas pour réunion) | 625700 | 30,00 | 6,00 | 36,00 | |
| 25/11/N | Restaurant Le Gourmet | 625700 | 60,00 | 12,00 | 72,00 | |
| 26/11/N | Restaurant La Fourchette d’Or | 625700 | 58,00 | 11,60 | 69,60 | |
| Sous total | 148,00 | 29,60 | 177,60 | |||
| 24/11/N | Taxi (Rendez vous Fournisseur Tel) | 625600 | 24,00 | 24,00 | ||
| 25/11/N | Cartouche imprimante | 606400 | 25,00 | 5,00 | 30,00 | |
| 29/11/N | Journal économique | 618100 | 4,27 | 0,43 | 4,70 | |
| TOTAL | 201,27 | 0,43 | 34,60 | 236,30 |
Comment enregistrer une note de frais ?
15/12/N : Note de frais de Patrick de Novembre N
| Compte | Intitulé | Débit | Crédit |
| 625700 | Réceptions | 148,00 | |
| 625600 | Missions | 24,00 | |
| 606400 | Fournitures administratives | 25,00 | |
| 618100 | Documentation générale | 4,27 | |
| 445661 | T.V.A. sur autres biens et services 10% | 0,43 | |
| 445662 | T.V.A. sur autres biens et services 20% | 34,60 | |
| 467001 | Note de frais Patrick | 236.30 |
Pour rappel, le total des débits est égal au total des crédits.
Dernière vérification le 30 avril 2014