L’entreprise est tenue de classer et d’archiver des documents comptables (tel que le grand livre, les livres journaux, le livre d’inventaire, le bilan…) afin de retouver facilement les pièces comptables si un contrôle a lieu.

Classement

Les pièces comptables doivent être numérotées avant le classement afin de facilité les recherches.

Ces pièces peuvent être ainsi classées par numéro, ordre chronologique ou alphabétique.

Les documents comptables doivent être rangés en fonction de leur nature (par exemple frais généraux, achat de marchandise, banque…) par ordre alphabétique et chronologique (la pièce la plus récente devant se trouver au dessus).

Archivage et délai de conservation

Selon le code du commerce, la durée d’archivage dépend de la pièce comptable.

A conserver au minimum 2 ans

• Police d’assurance (2 ans à partir de la résiliation du contrat) art.L114 du code des assurances
• Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), Bénéfices non commerciaux (BNC) et Bénéfices agricoles (BA) en régime réel art.L169 du livre des procédures fiscales
• Impôts sur les sociétés pour l’EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral) art. L173 du livre des procédures fiscales

Seulement 1 an pour les impôts direct locaux (taxe foncières, contribution à l’audiovisuel public) art. L 174 du livre des procédures fiscales

A conserver au minimum 3 ans

• Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires art L244-3 du code de la sécurité sociale et art L 169A du livre des procédures fiscales
• Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait art D 3171-16 du code du travail

Seulement 1 an pour la comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreintes et de leur compensation art D 3171-16 du code du travail

• Impôts sur le revenu et sur les sociétés art. L169 du livre des procédures fiscales
• Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE art. L174 du livre des procédures fiscales
• Taxes sure le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurances…) art. L176 du livre des procédures fiscales
• Feuille de présence et pouvoirs. Rapport du gérant ou du conseil d’administration. Rapport des commissaires aux comptes art. L1225-117du code de commerce
• Déclaration de douane art. 16 du règlement européen n°2913/92 du Conseil du 12 octobre 1992

A conserver au minimum 5 ans

• le livre de paie ; registre unique du personnel
• les pièces comptables liées au traitement et salaire (bulletin de paie, régimes de retraite, carte de pointage, décompte des commissions…) ;
• les observations ou mises en demeure de l’inspection du travail. Vérification et contrôle du CHSCT.
• les déclarations auprès de la caisse primaire d’assurance maladie…
• le reçu pour solde de tout compte ;
• le double du certificat de travail…

A conserver au minimum 10 ans

• les bulletins de salaires ;
• le livre journal ;
• le livre inventaire ;
• les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe…)
• le grand livre ;
• les relevés bancaires ;
• Pièces justificatives : bon de commande, de livraison ou de réception, factures client et fournisseur, talon de chèques…

A conserver à vie

• les dossiers d’accident de travail ou de maladie professionnelle.

En cas d’activité occulte (fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite…) tous les documents comptables doivent être conservés sur une période d’au moins 10 ans.

Cependant pour une action en droit civil, la durée légale de conservation des documents comptables est de 30 ans.

Pour les documents enregistrés sous forme informatique, l’entreprise doit les conserver en l’état les 3 premières années et sur n’importe quel support (disque dur, disquette…) durant  les 7 années suivantes.

Si l’entreprise ne conserve pas les documents (ou refuse de communiquer au contrôleur) durant le délais imposé par le code du commerce, elle s’expose à une amende de 1 500 euros et jusqu’à 250 000 euros si le contrôleur ne parvient pas à réunir tous les documents qu’il à besoin pour son contrôle.

Il est aussi à noter que d’autres sanctions plus lourdes peuvent être appliquées pour les motifs suivants :

• Le faux et l’usage de faux est passible du pénal et est lourdement sanctionné : jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende (l’amende est quintuplée si la personne morale est déclarée responsable soit 225 000 €). Ces peines peuvent être alourdies par des mesures complémentaires ( par exemple : dissolution de la société…)
• L’oubli, inexactitude ou l’enregistrement d’écritures fictive sont sanctionnés d’une amende de 37 500 euros et 5 ans d’emprisonnement.
• La destruction volontaire de pièces comptables (ou la dissimulation) est punie d’une amende de 45 000 euros et d’une peine d’emprisonnement de 3 années.

 La liste des documents et des sanctions ne sont pas exhaustives. Nous conviendrons que le risque encouru peut être fatal à une entreprise. C’est pourquoi nous considérons qu’il est indispensable d’être en règle, quitte à externaliser cette activité.

Dernière vérification le 17 octobre 2013

• Droit comptable