Charges à payer [CAP]
Une charge à payer est une charge connue avec certitude à la clôture de l’exercice N mais la pièce comptable correspondante n’est reçu qu’en N+1.
Il y a donc un décalage dans le temps entre la réception de la facture et la charge qui est déjà connue et correspond à l’année en cours de clôture. C’est le cas par exemple, de la mission d’un consultant qui ferait parvenir sa facture après la clôture alors qu’il a exercé sa prestation.
Nous parlons de Factures Non Parvenues [FNP] (ou facture à recevoir) pour les comptes fournisseurs et avoirs à établir pour les clients créditeurs, pour les autres comptes on parle de Charges à payer.
Les charges à payer sont inscrites au passif. Chaque CAP (ou FNP) est un passif certain dont le montant et/ou l’échéance est facilement évaluable.
Pourquoi doit-on faire enregistrer les charges à payer ?
Le principe d’indépendance des exercices amène les sociétés à régulariser leurs comptes, afin d’obtenir pour chaque exercice uniquement les charges concernées par cet exercice.
Pour les charges à payer, il faut donc rattacher à l’exercice en cours les charges non encores facturées mais qui concerne cet exercice.
Pour enregistrer les charges à payer, il faut tenir compte des documents reçus tels que :
- les bons de livraisons et prestations effectuées dont la facture arrivera après la fin de l’exercice N ;
- les factures ou quittances tels que la consommation d’eau, d’électricité dont la période de consommation est sur deux exercices (dans ce cas un prorata doit être effectué au nombre de mois concernés par l’exercice à clôturer) ;
- les tableaux d’amortissement des emprunts précisant la période des intérêts….
Enregistrement comptable
En chaque fin d’exercice, les sociétés doivent enregistrer les charges à payer. En fonction des charges, un compte de régularisation sera crédité.
A savoir :
- Pour un compte de régularisation le numéro 8 est placé en troisième position.
- Ces écritures sont à contrepasser à l’ouverture de l’exercice N+1.
Les principaux comptes de charges à payer à sont les suivants :
- 4081. Fournisseurs – Factures non parvenues
- 4084. Fournisseurs d’immobilisations – Factures non parvenues
- 4198. Clients créditeurs – Rabais, remises, ristournes à accorder et autres avoirs à établir
- 4282. Personnel – Dettes provisionnées pour congés à payer
- 4286. Personnel – Autres charges à payer
- 4382. Organismes sociaux – Charges sociales sur congés à payer
- 4386. Organismes sociaux – Autres charges à payer
- 4482. Etat – Charges fiscales sur congés à payer
- 4486. Etat – Autres charges à payer
- 4686. Divers – Charges à payer
Pour les achats
Charges à payer au 31/12/N
|
Compte |
Intitulé |
Débit |
Crédit |
| 60… |
Achat… |
… | |
| 44586 |
État, TVA sur factures non parvenues |
… | |
| 4081 |
Fournisseurs, factures non parvenues |
… |
Pour les autres charges externes
Charges à payer au 31/12/N
|
Compte |
Intitulé |
Débit |
Crédit |
| 61…ou 62… | Autres charges externes | … | |
| 44586 | État, TVA sur factures non parvenues | … | |
| 4081 |
Fournisseurs, factures non parvenues |
… |
Pour les impôts et taxes
Charges à payer au 31/12/N
|
Compte |
Intitulé |
Débit |
Crédit |
| 63… | Impôts taxes et versements assimilés | … | |
| 4458 |
État,charges à payer |
… |
Pour les charges de personnel
Charges à payer au 31/12/N
| Compte | Intitulé | Débit | Crédit |
| 64… | Charges de personnels | … | |
| 428
ou 438 |
Personnels, charges à payer ou Organismes sociaux, charges à payer |
… |
Pour les autres charges de gestions courantes
Charges à payer au 31/12/N
|
Compte |
Intitulé |
Débit |
Crédit |
| 65… | Autres charges de gestions courantes | … | |
| 44586 | État, TVA sur factures non parvenues | … | |
| 468 |
Créditeurs divers, charges à payer |
… |
Pour les intérêts courus
Charges à payer au 31/12/N
|
Compte |
Intitulé |
Débit |
Crédit |
| 661 | Charges d’intérêts | … | |
|
1688 ou 5181 ou 5198 |
Intérêts courus sur emprunts ou Banques, intérêts courus à payer ou Intérêts courus sur concours bancaires courants |
… |
Pour les escomptes accordés
Charges à payer au 31/12/N
|
Compte |
Intitulé |
Débit |
Crédit |
| 665 | Escomptes accordés | … | |
| 44587 | État, TVA sur factures à établir | … | |
| 4198 |
Clients créditeurs, RRR à accorder et autres avoirs à établir |
… |
Pour les RRR accordés
Charges à payer au 31/12/N
|
Compte |
Intitulé |
Débit |
Crédit |
| 709 | RRR accordés | … | |
| 44587 | État, TVA sur factures à établir | … | |
| 4198 |
Clients créditeurs, RRR à accorder et autres avoirs à établir |
… |
Les comptes de charges à payer s’enregistrent pour le montant des charges concernées par N mais dont le justificatif comptable n’a pas été reçu avant la fin de l’exercice.
Lorsqu’une quittance est attendue pour le mois de mars n+1 concernant les mois d’octobre, novembre décembre N et janvier février et mars N+1. Cette quittance est alors estimée (par exemple pour 2000€). Cette estimation doit faire l’objet d’un prorata de 3 mois sur les 6 prévus. (La régularisation se fera donc pour 2000 x 3 / 6 = 1000 €)
A l’ouverture de l’exercice suivant, les écritures de régularisation doivent être contrepassées, par le débit du compte de charge à payer et le crédit du compte de charge. Il s’agit simplement de passer les écritures à l’envers en mettant de qui a été enregistré au débit, de le mettre au crédit, et inversement (ce qui a été enregistré au crédit, de le mettre au débit).
Incidence dans les documents de synthèses
Pour le bilan
Les comptes de dettes spécifiques sont regroupés avec les comptes qui ont la même racines.
Par exemple le compte 4081 sera regroupé avec le compte 401. La dette fournisseurs sera donc plus importante.
Pour le compte de résultat
Les charges à payer, augmentent le solde des comptes de charges habituels. Ceci aura donc pour incidence d’augmenter les charges et de réduire le bénéfice (ou augmenter la perte).
Pour l’annexe
Les comptes de régularisation doivent faire l’objet d’une information dans l’annexe, si celle-ci est significative (ce qui est rarement le cas).
Exemple
La société A a consommé pour 1 000 € HT de communication téléphonique pour Novembre et Décembre N.
La facture est établie le 03/01/N+1.
Nous constations que la consommation téléphonique concerne N mais que la facture n’est pas parvenue au 31/12/N.
Nous devons inclure dans les comptes de l’exercice N le montant de la consommation.
Charges à payer au 31/12/N, consommation téléphonique
|
Compte |
Intitulé |
Débit |
Crédit |
| 626 | Frais postaux et de télécommunications | 1 000 | |
| 44586 | État, TVA sur factures non parvenues | 196 | |
| 4081 |
Fournisseurs, factures non parvenues |
1 196 |
Au 01/01/N+1, cette écriture doit être contrepassée.
Contrepassation charges à payer au 01/01/N+1
|
Compte |
Intitulé |
Débit |
Crédit |
| 4081 | Fournisseurs, factures non parvenues | 1 196 | |
| 44586 |
État, TVA sur factures non parvenues |
196 | |
| 626 |
Frais postaux et de télécommunications |
1 000 |
Lors de la réception de la facture l’écriture sera la suivante.
Consommation téléphonique au 03/01/N+1
|
Compte |
Intitulé |
Débit |
Crédit |
| 626 | Frais postaux et de télécommunications | 1 000 | |
| 44566 | État, TVA sur autres biens et services | 196 | |
| 401 |
Fournisseurs |
1 196 |