Facture d’achat

Une facture est un document comptable attestant que le fournisseur doit livré de la marchandise ou accomplir une prestation de service pour son client.

En contrepartie, le client et redevable vis à vis de son fournisseur du montant figurant sur la facture.

Il s’agit donc d’un contrat de vente.

Quelles mentions doivent apparaître sur une facture ?

Une facture pour être valable doit comporter les éléments suivant :

  • le nom et l’adresse complète du client et du fournisseur (siège social) ;
  • la dénomination précise ;
  • le numéro Siret (SIREN + RCS);
  • le numéro de TVA intracommunautaire;
  • la date de la vente ou de la prestation de service ;
  • le numéro de facture unique ;
  • le prix unitaire de la vente ou du service HT ;
  • la quantité et la désignation précise des produits ou services
  • le montant des remises ;
  • le taux de TVA ainsi que son montant. Les entreprises qui bénéficient de la franchise de TVA doivent mentionner sur la facture « TVA non applicable, article 293 B du CGI »
  • La date et les conditions de règlement (conditions d’escomptes applicables en cas de paiement antérieur à la date résultant de l’application des CGV). Si les factures émises ne mentionnent pas ce délai, c’est le délai légal de 30 jours (à compter de la date de réception des marchandises ou d’exécution de la prestation demandée)
  • Le taux des pénalités exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture et la mention de l’indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € , exemple de mention pouvant apparaître sur la facture :

Tout retard de règlement donnera lieu de plein droit et sans qu’aucune mise en demeure ne soit nécessaire au paiement de pénalités de retard sur la base du taux BCE majoré de dix (10) points et au paiement d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d’un montant de 40€. Nos conditions de vente ne prévoient pas d’escompte pour paiement anticipé.

Cette liste énumère les mentions courantes. Certains cas peuvent amenés une nouvelle mention (par exemple, en cas de liquidation…) Tout défaut peut être sanctionné.

Nature des achats

En fonction de la nature des achats, on utilise un compte approprié pour la comptabilisation.

Nous distinguons :

  • Les biens durables

Tels les investissements, il faut utiliser un compte de la classe 2 – Immobilisations.

Selon les conditions ( montant unitaire supérieur à 500€ HT…), voir le chapitre : Enregistrement d’une immobilisation… Dans le cas contraire un compte de la classe 6 peut être utilisé.

  • Les biens consommables

Pour les matières premières destinées à être transformées, on peut utiliser le compte 601 : « Achats stockés – Matières premières (et fournitures) » ;

Pour les marchandises destinées à être revendues en l’état, on peut utiliser le compte 607 « Achat de marchandises ».

  • Les services

Pour les services destinés à être consommés, on utilise les comptes :

  • 602 : « Achats stockés – Autres approvisionnements » ;
  • 606 : « Achats non stockés de matière et fournitures » ;
  • ou 61/62: « Autres charges externes »

Nous allons voir ci-dessous différentes opérations liées aux achats :

Facture d’achat simple sans réduction

Comment saisir ou enregistrer une facture d’achat ?

C’est le cas ou le client achète de la marchandise ou un prestation de service à son fournisseur.

Achat de … le ../../N.

Compte Intitulé Débit Crédit
2…ou 6… Immobilisationsou Achat de… …
44562ou 44566 État, TVA déductible sur immobilisationsou État, TVA déductible sur ABS …
404ou 401 Fournisseurs d’immobilisationsou Fournisseurs …

Facture d’achat avec réduction

Ont distingues les réductions commerciales des réductions financières.

  • Réductions commerciales

Ils s’agit des Rabais, Remises et Ristournes (RRR).

  • Réductions financières

Il s’agit des escomptes.

  • Particularités

Les réductions se calculent avant la TVA.

Les achats sont comptabilisés déductions faites des RRR donc les réductions commerciales ne donnent pas lieu à une écriture particulière puisque l’on ne comptabilise que le net commercial c’est à dire le montant brut après déduction de toutes remises.

Pour les réductions commerciales elles peuvent se cumuler. Dans ce cas, elles se calculent en cascades. Chaque réduction est exprimé en pourcentage et est calculé sur le montant net résultant des réductions déjà appliquées.

Contrairement aux réductions commerciales, les réductions financières doivent s’enregistrer au crédit du compte 765 : « Escomptes obtenus ».

comment enregistrer une facture d’achat avec réduction ?

Escomptes obtenus le ../../N.

Compte Intitulé Débit Crédit
6… Achat de… (Valeur HT – Rabais Remises et ristournes) …
44566 État, TVA déductible sur ABS …
401 Fournisseurs …
765 Escomptes obtenu (réduction commerciale)

A noter le compte 765 est le seul compte de produit figurant dans le journal d’achat.

Facture d’achat avec des frais accessoires d’achat

Les frais accessoires concernent les frais de transports, les commissions, les assurances…

Les frais accessoires d’achat payés à des tiers sont comptabilisés dans les comptes de charges correspondant à leur nature ou dans les comptes d’achat concernés, c’est le cas lorsque ces charges sont affectés de façon certaines à l’achat.

On peut également les comptabilisés dans une subdivision du compte 608 : « Frais accessoires d’achat ».

Facture d’achat avec avances et acomptes

Le fournisseur peut demander une avance à son client lorsque le montant de la facture est important.

Lors de la facturation le montant de l’acompte diminue le montant que le client doit à son fournisseur.

On utilise le compte :

  • pour les factures, on utilise généralement le compte 4091 – Fournisseurs, acomptes versés sur commandes ;
  • pour les immobilisations, il faut utiliser le compte 238 – Avances et acomptes sur commandes d’immobilisations corporelles.

Comment enregistrer un acompte versé à un fournisseur ?

Avances et acomptes versés le ../../N

Compte Intitulé Débit Crédit
4091ou 238 Fournisseurs, acomptes versés sur commandesou Avances et acomptes sur commandes d’immobilisations corporelles …
512 Banque …

Exemple

  • Facture d’achat simple sans réduction

Le Client A achète à son Fournisseur B de la marchandise pour 200 € HT.

TVA à 20 % le 01/02/N.

Achat de marchandise le 01/02/N.

Compte Intitulé Débit Crédit
607 Achat de marchandises 200,00
44566 État, TVA déductible sur ABS 40,00
401 Fournisseurs 240,00

  • Facture d’achat avec réduction commerciale

Le Client A achète à son Fournisseur B de la marchandise pour 200 € HT avec une remise de 5%.

TVA à 20 % le 01/04/0N.

Le net commercial est donc de

  • Montant Brut : 200,00
  • Remise de 5 % : – 10,00
  • Net commercial : = 190,00

Achat de marchandise le 01/04/N.

Compte Intitulé Débit Crédit
607 Achat de marchandises 190,00
44566 État, TVA déductible sur ABS 38,00
401 Fournisseurs 228,00

  • Facture d’achat avec réduction financière

Le Client A achète à son Fournisseur B de la marchandise pour 200 € HT avec un escompte de 2 %.

TVA à 20 % le 01/04/0N.

Le net financier est donc de

  • Montant Brut : 200,00
  • Escompte de 2 % : – 4,00
  • Net financier : = 196,00

Achat de marchandise le 01/04/N.

Compte Intitulé Débit Crédit
607 Achat de marchandises 200,00
44566 État, TVA déductible sur ABS 40,00
401 Fournisseurs 236,00
765 Escomptes obtenus 4,00

  • Facture d’achat avec des frais accessoires d’achat

Le Client A achète à son Fournisseur B de la marchandise pour 200 € HT avec 10 € de frais de port.

TVA à 20 % le 01/06/N.

Nous avons deux solutions, soit les frais de port sont comptabilisés dans le compte d’achat concerné, soit dans une subdivision du compte de frais accessoires d’achat.

Achat de marchandise le 01/06/N.

Compte Intitulé Débit Crédit
607 Achat de marchandises 210,00
44566 État, TVA déductible sur ABS 42,00
401 Fournisseurs 252,00

Achat de marchandise le 01/06/N.

Compte Intitulé Débit Crédit
607 Achat de marchandises 200,00
608724 Frais accessoires d’achat frais de port 10,00
44566 État, TVA déductible sur ABS 42,00
401 Fournisseurs 252,00

  • Facture d’achat avec avances et acomptes

Le Client A achète à son Fournisseur B de la marchandise pour 2 000 € HT.

Le Fournisseur demande un acompte de 500 € le 01/03/N.

La marchandise est reçut le 01/04/N.

TVA à 20 %.

Avances et acomptes versés le 01/03/N

Compte Intitulé Débit Crédit
4091 Fournisseurs, acomptes versés sur commandes 500,00
512 Banque 500,00

Achat de marchandise le 01/04/N

Compte Intitulé Débit Crédit
607 Achat de marchandises 2 000,00
44566 État, TVA déductible sur ABS 400,00
401 Fournisseurs 1900,00
4091 Fournisseurs, acomptes versés sur commandes 500,00

Le compte 4091 est donc soldé lors de la facturation.

Dernière vérification le 22 avril 2014